Privacy notice - UNITED IN ACTION

Zdecentralizowane działania programu Erasmus+ i Europejskiego Korpusu Solidarności zarządzane przez agencje narodowe

Administrator danych: Dyrekcja Generalna ds. Edukacji, Młodzieży, Sportu i Kultury, Jednostka B.4 – Koordynacja programu Erasmus+

Wersja: 2023/06/02

FYI: Klauzula informacyjna (RODO)

Dlaczego i w jaki sposób przetwarzamy Państwa dane osobowe?

Przetwarzamy Państwa dane osobowe z następujących powodów:

Uwierzytelnianie i autoryzacja

zapewnić dostęp do narzędzi informatycznych za pomocą mechanizmu uwierzytelniania EU Login; więcej informacji można znaleźć w szczegółowej polityce prywatności serwisu EU Login
zarządzać dostępem do narzędzi informatycznych za pomocą mechanizmów autoryzacji oferowanych przez narzędzia Służby Zarządzania Tożsamością i Dostępem Komisji Europejskiej, takie jak EU Access i Secunda+
zarządzać dostępem do narzędzi sprawozdawczych programu dla pracowników agencji krajowej i przedstawicieli organów krajowych

Rejestracja organizacji

umożliwiają organizacjom rejestrację, aby mogły one uczestniczyć w działaniach programu Erasmus+ i Europejskiego Korpusu Solidarności, zarządzanych przez agencje krajowe; w tym przypadku gromadzimy informacje dotyczące osób kontaktowych organizacji, jej przedstawicieli prawnych oraz innych osób związanych z organizacją; w niektórych przypadkach nazwa organizacji może
ujawnić dane umożliwiające identyfikację osoby fizycznej
wskazać organizacje składające wnioski o dotację unijną na realizację projektu w ramach programów „Erasmus+” i „Europejski Korpus Solidarności”, zarządzanych przez agencje krajowe
wysyłać wiadomości e-mail do kontaktów lub upoważnionych użytkowników organizacji zarejestrowanych w Systemie Rejestracji Organizacji – wiadomości te obejmują potwierdzenie rejestracji organizacji, potwierdzenie dodania lub usunięcia upoważnionych użytkowników oraz potwierdzenie pomyślnej aktualizacji danych organizacji
umożliwić agencjom krajowym odpowiedzialnym za zarządzanie programami „Erasmus+” i „Europejski Korpus Solidarności” zarządzanie (na przykład dodawanie lub modyfikowanie) danymi organizacyjnymi, w tym danymi osobowymi osób kontaktowych i uprawnionych użytkowników (na podstawie zgody)

Składanie wniosków oraz zarządzanie wnioskami o dotacje i projektami

ułatwić składanie wniosków dotyczących różnych działań w ramach programów Erasmus+ i Europejskiego Korpusu Solidarności, których realizacją zajmują się agencje krajowe
zarządzać szczegółowymi informacjami dotyczącymi projektów finansowanych w ramach programów Erasmus+ i Europejskiego Korpusu Solidarności (takich jak projekty mobilnościowe, projekty współpracy i działania wspierające politykę), w tym realizacją celów projektów, liczbą i rodzajem uczestników oraz aspektami budżetowymi i finansowymi; dane osobowe wykorzystywane w tym
Przetwarzanie danych obejmie osoby kontaktowe i przedstawicieli prawnych organizacji uczestniczących w projektach, kierowników projektów z agencji krajowych nadzorujących projekt oraz inne osoby zaangażowane w składanie wniosków o dotacje, ich ocenę i zarządzanie nimi
wysyłanie wiadomości e-mail w celu potwierdzenia złożenia wniosku o dotację, potwierdzenia przyznania dotacji, zaproszenia do modułu dla beneficjentów w celu zarządzania projektem oraz innych automatycznych powiadomień z różnych systemów informatycznych Komisji Europejskiej lub agencji krajowych programu Erasmus+ i Europejskiego Korpusu Solidarności
zarządzać procedurami selekcyjnymi w ramach działań programu Erasmus+ i Europejskiego Korpusu Solidarności, których realizacją zajmują się agencje krajowe
zarządzanie zespołem ekspertów oceniających wnioski o dotacje
wypełniać obowiązki i zadania związane z monitorowaniem, oceną, sprawozdawczością i audytem
udostępniać opinii publicznej informacje o wynikach przyznania dotacji poprzez publikacje na stronach internetowych agencji krajowych programów Erasmus+ i Europejskiego Korpusu Solidarności; dane te mogą zawierać dane osobowe osób fizycznych oraz nieformalnych grup młodzieży
ocenić wpływ udziału w programach Erasmus+ i Europejski Korpus Solidarności na organizacje będące beneficjentami oraz lepiej poznać grupy uczestniczące w tych programach, aby dopracować strategie promocyjne
upowszechniać wyniki projektu wraz z danymi osobowymi osób kontaktowych za pośrednictwem odpowiednich narzędzi informatycznych programu Erasmus+ i Europejskiego Korpusu Solidarności (Platforma Wyników Projektów); przed opublikowaniem danych kontaktowych osób kontaktowych zostanie uzyskana ich zgoda (więcej informacji można znaleźć w oświadczeniu o ochronie prywatności dotyczącym Platformy Wyników Projektów)
Dane osób oznaczonych w module beneficjentów jako „kierownicy ds. szkoleń”, które są odpowiedzialne za zarządzanie kursami językowymi lub ocenami uczestników, zostaną przekazane na platformę EU Academy i będą przetwarzane przez EU Academy po uzyskaniu zgody tych osób; wszelkie czynności związane z przetwarzaniem danych będą prowadzone zgodnie z polityką prywatności platformy EU Academy (więcej informacji można znaleźć w polityce prywatności platformy e-learningowej EU Academy)
Dane osobowe użytkowników agencji krajowych monitorujących działania uczestników kursów językowych lub ocen będą przekazywane na platformę EU Academy i przetwarzane przez EU Academy po uzyskaniu zgody danej osoby; wszelkie czynności związane z przetwarzaniem danych będą prowadzone zgodnie z polityką prywatności platformy EU Academy (więcej informacji można znaleźć w polityce prywatności platformy e-learningowej EU Academy)
przekazać dane dotyczące akredytacji i znaku jakości Europejskiego Korpusu Solidarności do Europejskiego Portalu Młodzieżowego; przed opublikowaniem danych kontaktowych osób kontaktowych zostanie poproszona o wyrażenie zgody (więcej informacji można znaleźć w oświadczeniu o ochronie prywatności dotyczącym Europejskiego Portalu Młodzieżowego)

Zarządzanie danymi uczestników programów Erasmus+ i Europejskiego Korpusu Solidarności

zarządzać organizacjami uczestniczącymi w projekcie w celu zapewnienia monitorowania i działań następczych;
zapewniać sprawozdawczość i rozliczalność na podstawie danych statystycznych zebranych w ramach projektu oraz odpowiedzi udzielonych przez beneficjenta lub uczestników
zapraszanie uczestników, zarządzanie ankietami poszczególnych uczestników oraz przedstawianie statystyk dotyczących udzielonych odpowiedzi, co ma zasadnicze znaczenie dla wykazania, w jaki sposób wykorzystano środki przeznaczone na projekt oraz w jaki sposób osiągnięto cele programu
zapewniać wsparcie przyszłym uczestnikom programów (na podstawie zgody, tj. na zasadzie dobrowolnego wyrażenia zgody)
udostępniać opinii publicznej relacje dotyczące udziału w programach (na podstawie zgody, tj. na zasadzie dobrowolnego wyrażenia zgody)
udział w internetowych kursach językowych: w tym przypadku dane uczestników biorących udział w kursach językowych lub testach będą przekazywane na platformę EU Academy i przetwarzane przez EU Academy na podstawie zgody uczestnika; rejestracja na kurs, śledzenie postępów, przyznawanie odznak oraz inne czynności związane z przetwarzaniem danych będą realizowane zgodnie z polityką prywatności platformy EU Academy (więcej informacji można znaleźć w polityce prywatności platformy e-learningowej EU Academy)

Komisja Europejska, agencje krajowe i organy krajowe, zgodnie z art. 24 ust. 3 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/817 z dnia 20 maja 2021 r. ustanawiającego program Unii „Erasmus+” w zakresie kształcenia i szkolenia, młodzieży oraz sportu, są zobowiązane do przeprowadzenia oceny programu. W tym celu z uczestnikami, wnioskodawcami i beneficjentami można się skontaktować pocztą elektroniczną lub telefonicznie (w przypadku zebrania danych dotyczących numeru telefonu) w celu uzyskania informacji na temat programu oraz wyników udziału w programie.
W celu przeprowadzenia oceny programu Komisja Europejska, agencje krajowe i organy krajowe mogą korzystać z usług podwykonawców. Dane podwykonawców, o ile tacy występują, są dostępne na liście podmiotów przetwarzających dane, do której link znajduje się w niniejszym oświadczeniu o ochronie prywatności.

Państwa dane będą przetwarzane przez systemy informatyczne Komisji Europejskiej oraz systemy informatyczne podmiotów przetwarzających dane – agencji krajowych programu Erasmus+ i Europejskiego Korpusu Solidarności oraz beneficjentów dotacji. Przetwarzanie Państwa danych przez podmioty przetwarzające odbywa się zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. Obowiązki podmiotów przetwarzających opisano w art. 29, 30 i 31 tego rozporządzenia.